Gizlilik ve Bilgi Güvenliği Politikası

1. Amaç

PRODEF; savunma sanayi, medikal, otomotiv ve elektronik sektörlerinde yürüttüğü faaliyetlerde bilgi güvenliğini, müşteri gizliliğini, kişisel verilerin korunmasını ve ticari sırların güvenliğini temel kurumsal sorumluluklarından biri olarak kabul eder.

Bu politikanın amacı; şirketimize, müşterilerimize, tedarikçilerimize ve iş ortaklarımıza ait teknik, ticari, finansal, operasyonel ve kişisel bilgilerin yetkisiz erişim, kullanım, paylaşım, değiştirme, kayıp veya kötüye kullanıma karşı korunmasına ilişkin temel esasları açıklamaktır.

2. Kapsam

Bu politika;

Tüm PRODEF çalışanlarını ve yöneticilerini,
Alt yüklenicileri, tedarikçileri ve danışmanları,
Müşteri temsilcilerini ve ziyaretçileri,
Tasarım, Ar-Ge, üretim, kalite kontrol, tekliflendirme ve satın alma faaliyetlerini,
Fiziksel ve elektronik ortamda saklanan bilgi ve belgeleri,
PRODEF tarafından kullanılan internet sitesi, dijital sistemler, kurumsal uygulamalar ve entegrasyonları

kapsamaktadır.

3. Gizli Bilgilerin Tanımı

Aşağıdaki bilgiler, kamuya açık oldukları veya yetkili şekilde açıklanmalarına izin verildiği durumlar dışında gizli bilgi olarak değerlendirilir.

3.1. Teknik ve Mühendislik Bilgileri

Müşterilere ait teknik resimler, üç boyutlu modeller ve tasarım dosyaları,
Kalıp tasarımları, üretim yöntemleri ve proses parametreleri,
Kauçuk, silikon ve plastik ham madde formülasyonları,
Özel reçeteler, karışım oranları ve vulkanizasyon parametreleri,
Prototip, Ar-Ge ve Ür-Ge çalışmalarına ait veriler,
Test sonuçları, ölçüm raporları ve teknik şartnameler.

3.2. Ticari ve Finansal Bilgiler

Müşteri ve tedarikçi bilgileri,
Teklifler, fiyatlandırmalar ve maliyet analizleri,
Satın alma ve satış sözleşmeleri,
Üretim kapasitesi, sipariş miktarları ve teslimat planları,
Şirketin finansal verileri ve stratejik yatırım planları.

3.3. Savunma Sanayine Ait Bilgiler

Savunma sanayi müşterilerine ait projeler,
Askerî sistemlerde kullanılan ürünlere ilişkin teknik bilgiler,
Müşteriler tarafından paylaşılan özel teknik dokümanlar,
Proje kodları, parça numaraları ve üretim detayları,
Müşteri tarafından gizlilik veya erişim kısıtlaması getirilen bilgiler.

Bu bilgiler; ilgili müşteri sözleşmeleri, güvenlik yükümlülükleri ve uygulanabilir mevzuat doğrultusunda korunur.

4. Gizlilik ve Bilgi Güvenliği İlkeleri

PRODEF bilgi güvenliği faaliyetlerinde aşağıdaki temel ilkeleri benimser:

Gizlilik: Bilgilere yalnızca yetkilendirilmiş kişiler erişebilir.

Bütünlük: Teknik, ticari ve kişisel bilgilerin doğruluğu korunur ve yetkisiz değişiklikler önlenir.

Erişilebilirlik: Yetkili personelin görevlerini yerine getirebilmesi için gerekli bilgilere güvenli erişim sağlanır.

İhtiyaç Kadar Erişim: Çalışanlar yalnızca görev ve sorumlulukları kapsamında ihtiyaç duydukları bilgilere erişebilir.

İzlenebilirlik: Kritik dokümanlara ilişkin erişim, paylaşım, değişiklik ve revizyon işlemleri uygun yöntemlerle kayıt altına alınabilir.

5. Teknik Doküman ve Müşteri Bilgilerinin Korunması

PRODEF bünyesinde kullanılan müşteri teknik resimleri, üretim dosyaları, kalıp tasarımları ve kalite dokümanları şirket tarafından belirlenen güvenli ortamlarda muhafaza edilir.

Müşteri dokümanları üçüncü kişilerle izinsiz paylaşılamaz.
Teknik resimler ve üretim verileri yalnızca ilgili projede görevli personel tarafından kullanılabilir.
Müşteriye ait kalıp, numune ve özel ekipmanlar izinsiz şekilde başka projelerde kullanılamaz.
Teknik dokümanlar kişisel e-posta hesaplarına veya yetkisiz depolama alanlarına aktarılamaz.
Müşteri onayı olmaksızın ürünlerin teknik detayları, fotoğrafları veya proje bilgileri kamuya açıklanamaz.

6. Üretim ve Ar-Ge Gizliliği

PRODEF’in özel hamur formülasyonları, üretim teknolojileri, kalıp tasarımları ve proses bilgileri şirketin korunması gereken teknik bilgi birikimi kapsamındadır.

Üretim ve Ar-Ge alanlarında;

Yetkisiz fotoğraf ve video çekimi yapılamaz.
Özel reçete ve üretim parametreleri izinsiz paylaşılamaz.
Ar-Ge ve millîleştirme projelerine ait bilgiler yetkili personel dışında erişime açılamaz.
Üretim süreçleri, müşteri onayı gerektiren durumlarda izin alınmadan tanıtım veya reklam amacıyla kullanılamaz.

7. Çalışanların Gizlilik Yükümlülükleri

PRODEF çalışanları görevleri sırasında öğrendikleri teknik, ticari ve kurumsal bilgilerin gizliliğini korumakla yükümlüdür.

Çalışanlar;

Gizli bilgileri kişisel menfaatleri için kullanamaz.
Şirket dokümanlarını yetkisiz kişilere aktaramaz.
Müşteri bilgilerini şirket dışındaki kişilerle izinsiz paylaşamaz.
Şirketten ayrılırken kendilerine teslim edilmiş doküman, cihaz ve veri taşıyıcılarını iade eder.
İş ilişkisi sona erdikten sonra da hukuken korunması gereken gizli bilgileri açıklayamaz.

Gizlilik yükümlülüklerinin ihlali durumunda ilgili sözleşmeler ve yürürlükteki mevzuat kapsamında gerekli işlemler uygulanabilir.

8. Tedarikçi ve Alt Yüklenici Gizliliği

PRODEF, üretim ve hizmet süreçlerinde birlikte çalıştığı tedarikçi ve alt yüklenicilerin bilgi güvenliği kurallarına uymasını bekler.

Gizli teknik bilgilerin paylaşılması gerektiğinde uygun gizlilik sözleşmeleri yapılabilir.

Tedarikçiler, kendilerine iletilen teknik dokümanları yalnızca belirlenen iş kapsamında kullanabilir ve PRODEF’in yazılı izni olmadan üçüncü taraflarla paylaşamaz.

9. Fiziksel ve Dijital Bilgi Güvenliği

Şirket bilgi güvenliğinin sağlanması amacıyla;

Bilgisayar ve sistem erişimleri yetkilendirme esasına göre düzenlenir.
Kritik dosyalar güvenli depolama alanlarında saklanır.
Önemli elektronik verilerin düzenli olarak yedeklenmesi sağlanır.
Fiziksel teknik dokümanlar kontrollü alanlarda muhafaza edilir.
Üretim, Ar-Ge ve kalite kontrol alanlarına ziyaretçi erişimi kontrol altında tutulur.
Yetkisiz veri aktarımı ve doküman çoğaltılmasını önlemeye yönelik tedbirler uygulanır.
Kurumsal dijital uygulama ve entegrasyonlara erişim, kullanıcı yetkileri doğrultusunda sınırlandırılır.

10. Kişisel Verilerin Korunması

PRODEF; çalışanlarına, müşterilerine, tedarikçilerine, iş ortaklarına, ziyaretçilerine ve dijital hizmetlerini kullanan kişilere ait kişisel verilerin işlenmesinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuata uygun hareket etmeyi esas alır.

Kişisel veriler;

Belirli, açık ve meşru amaçlarla,
İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde,
İlgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacı için gerekli süre boyunca

işlenir ve korunur.

Kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli teknik ve idari tedbirler uygulanır.

Kişisel verilerin işlenmesi, saklanması, aktarılması ve imhasına ilişkin ayrıntılı esaslar ilgili aydınlatma metinleri, sözleşmeler ve şirket prosedürleri kapsamında ayrıca düzenlenebilir.

11. Dijital Hizmetler ve Entegrasyonlar

PRODEF tarafından geliştirilen veya kullanılan dijital sistemler, kurumsal uygulamalar ve üçüncü taraf hizmet entegrasyonları kapsamında yalnızca hizmetin sağlanması için gerekli bilgiler işlenir.

Üçüncü taraf platformlara erişim, ilgili kullanıcının veya yetkili şirket temsilcisinin açık yetkilendirmesi doğrultusunda gerçekleştirilir.

Erişim anahtarları, erişim tokenları, şifreler ve benzeri kimlik doğrulama bilgileri güvenli yöntemlerle korunur ve yetkisiz kişilerle paylaşılmaz.

Yetkilendirilmiş üçüncü taraf hizmetlerine örnek olarak sosyal medya platformları, web sitesi hizmetleri ve kurumsal iş uygulamaları gösterilebilir.

Kullanıcılar veya yetkili şirket temsilcileri tarafından verilen erişim yetkileri, ilgili üçüncü taraf platformların sunduğu yöntemler aracılığıyla geri alınabilir.

12. Gizlilik İhlallerinin Bildirilmesi

Gizli bilgilerin kaybolması, yetkisiz kişilerle paylaşılması, sistemlere izinsiz erişim veya benzeri güvenlik ihlallerinin tespit edilmesi halinde durum gecikmeksizin şirket yönetimine bildirilir.

Gerekli inceleme ve düzeltici faaliyetler başlatılır.

Müşterilere, ilgili kurumlara veya yetkili makamlara yapılması gereken bildirimler, uygulanabilir mevzuat ve sözleşmesel yükümlülükler doğrultusunda gerçekleştirilir.

13. Eğitim ve Farkındalık

PRODEF, çalışanlarının bilgi güvenliği ve gizlilik konularında bilinçlendirilmesini destekler.

Personelin görevleriyle ilgili gizlilik kurallarını öğrenmesi, uygulaması ve güvenlik ihlallerini bildirmesi beklenir.

14. Politikanın Gözden Geçirilmesi

Bu politika; şirket faaliyetlerinde, kullanılan bilgi sistemlerinde, müşteri yükümlülüklerinde, mevzuatta veya bilgi güvenliği risklerinde meydana gelen önemli değişiklikler doğrultusunda gözden geçirilir ve gerektiğinde güncellenir.

15. Yürürlük ve Sorumluluk

Bu politika PRODEF üst yönetiminin onayıyla yürürlüğe girer.

Politikanın uygulanmasından tüm çalışanlar, ilgili birim yöneticileri ve şirketle iş ilişkisi bulunan yetkili taraflar sorumludur.